Seit 21.3. gibt es die Ausgangsbeschränkungen in Bayern, es zogen aber schon eine Woche vorher viele Mitarbeiter (auch von uns) ins Homeoffice um. Ich möchte Ihnen zeigen, mit welchen Herausforderungen wir dabei alle konfrontiert sind, Sie als Kunde und wir als IT-Unternehmen.

 

Verfügbarkeit von Geräten

Schon seit November 2019 war es schwierig, Standard PCs und Notebooks zu bekommen. Die Windows 10 Umstellung hat dazu geführt, dass viele Computer neu angeschafft wurden. Intel konnte die Prozessoren nicht in dem Maß liefern, wie diese benötigt wurden. Dann kam Corona, zuerst in China. Das unterbrach den Materialfluss ein weiteres Mal, so dass wir richtige Probleme mit der Beschaffung hatten. Glücklicherweise haben wir große Mengen Computer bestellt und konnten so fast durchgehend liefern. Unser Dank gilt unseren Distributoren, allen voran Tech Data, die uns immer auf dem Laufenden halten wie die Marktsituation ist, und unseren Kunden, die Wartezeiten in Kauf nehmen und teilweise auf andere Geräte umbuchen.

Für die Kommunalwahl haben wir wieder mehrere Gemeinden mit Notebooks zum Auszählen der Stimmzettel versorgt. Diese Notebooks mieten wir eigentlich bei Lieferanten an. Diesmal kauften wir die ganze Charge – fast 50 Stück – weil wir die Corona Pandemie schon kommen sahen. So konnten wir jetzt mehrere Unternehmen temporär mit Laptops für das Homeoffice ausstatten.

Laptops, Webcams, Headsets sind fast überall ausverkauft oder nur noch zu sehr überteuerten Preisen zu haben. Trotzdem können wir über unsere Netzwerke immer noch alles beschaffen.

 

Zugriff von zu Hause auf die IT des Unternehmens

Wir haben uns nie Gedanken über eine Pandemie gemacht, als wir unseren virtuellen, rein auf Software basierenden ITBlocks Firewall-Service entwickelt haben. Unsere Argumente sind die Unabhängigkeit von proprietärer Hardware, die stufenlose Skalierbarkeit und die Tatsache, dass es keine Benutzerlizenzen gibt. Jetzt spielt unser System seine Vorteile aus.

Während die Firewalls von Barracuda oder Lancom jeden Zugriff kostenpflichtig lizenzieren und dann bei zu starker Beanspruchung plötzlich die Leistung nicht mehr ausreicht, weisen wir unserem ITBlocks System einfach mehr Ressourcen zu. Standard-Router von Lancom lassen z.B. nur drei gleichzeitige VPN Verbindungen zu. Dazu kostet eine Verbindung über 100,00 EUR! Und am Ende waren die VPN-Lizenzen zeitweise nicht mehr zu beschaffen, weil die Lager leer waren.

Unsere Kunden mit ITBlocks Firewall Services können ohne Mehrkosten für Firewall-Lizenzen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, die Leistung ist Dank der Skalierung kein Problem.

 

Telefonanlage von Swyx

Durch die Verwendung unserer Swyx Telefonanlage gibt es keinen Unterschied, ob die Mitarbeiter Zuhause im Homeoffice oder in der Firma arbeiten und es ist egal, ob sie ein normales Tischtelefon, eine Software auf dem Notebook oder eine App auf dem Handy nutzen. Im Swyx Client sieht man genau, welcher Mitarbeiter aktuell erreichbar ist oder ob er telefoniert.

Wir in der ma-edv GmbH setzen Swyx seit 2006 ein, Homeoffice ist für unser Team seit Jahren „normal“. Auch wenn wir hoffen, dass diese Krise einmalig bleibt, denken Sie darüber nach, wenn die Investition in die nächste Telefonanlage ansteht. Bauen Sie keine grauen Kästen mehr an die Wand, keine besonderen Systeme mehr in die Serverschränke. Telekommunikation mit Swyx basiert zu 100% auf Software, ist sicher, zuverlässig und skalierbar.

 

Office 365 – Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden

Seit über drei Jahren migrieren wir unsere Kunden in die Azure Rechenzentren von Microsoft. Alle diese Daten liegen in Deutschland, in Frankfurt und Berlin. Inzwischen betreuen wir über 150 Kunden mit mehr als 4.000 Postfächern.

Unser Vorgehen hat sich schon bei dem Sturm im August 2017 und zuletzt beim Sturmtief „Sabine“ bewährt. Auch wenn lokal Strom- und Internet-Leitungen zerstört waren lief die Kommunikation weiter, z.B. über das Handynetz oder im Homeoffice. Die Server in den Azure Rechenzentren waren nicht beeinträchtigt, Dienste unserer Kunden laufen dort einfach weiter.

Die leistungsfähigen Systeme mit den hochverfügbaren und schnellen Internet-Leitungen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter jetzt im Homeoffice die gleiche Erreichbarkeit wie im Büro haben.

 

Microsoft Teams

Seit 2018 bin ich wie ein Missionar unterwegs und predige die Vorteile von Teams. Zusammenarbeit, gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, chatten, Dateiaustauch, Videokonferenz. Aber wie es mit den Missionaren so ist, sie werden nur wenig gehört. Was man mir alles gesagt hat, warum genau das „bei uns“ nicht geht. Immerhin hat mich bisher noch keiner gefressen ;-) . Mit Corona änderte sich hier einiges, innerhalb weniger Tage. Die Nachfrage nach MS Teams steigt rasant, und es freut unsere Kunden, wenn sie hören: „Sie haben das schon, das ist in ihrem Paket enthalten!“,

Wir betreuen zum Beispiel mehrere Schulen und Unternehmen, die schon jeher sehr offen für MS Teams sind, denen wir das System – das Microsoft kostenlos zur Verfügung stellt – schon lange installiert haben. Zukunftsorientierte Lehrer setzen MS Teams schon länger im Unterricht ein. Mit der Schließung der Schulen war das Gold wert. Das digitale Schulsystem Mebis brach schon im Vorfeld zusammen, mit der plötzlichen Last konnte es nicht umgehen. Diese Probleme sind auch jetzt noch nicht behoben. Es gibt keine spezielle App, Up- und Downloads über Handy oder Tablet sind nur schwer möglich. Und während in manchen Schulen noch diskutiert, wie genau man jetzt mit den Schülerinnen und Schülern in Kontakt tritt, machen die Gymnasien bereits Live-Unterricht über MS Teams.

Inzwischen haben wir für den Kreisjugendring im Landkreis Passau den Virtuellen Jugendtreff über MS Teams gestartet. Wir bieten den Service kostenlos für 6 Monate an. Auch die Anfrage einzelner Stammtische, ob sie sich darüber treffen können haben wir bearbeitet und umgesetzt. Nur der Up- und Download von Bier geht noch nicht ;-) .

Für uns in der ma-edv GmbH ist MS Teams inzwischen eine Selbstverständlichkeit. Wir konnten im Vertrieb den internen Versand von E-Mails um 80% reduzieren, die Kommunikation geht erheblich schneller und einfacher. Gerade jetzt erhalten wir sehr positives Feedback von all denen, denen wir MS Teams (kostenlos!) auf’s Auge gedrückt haben. Die wollen es nicht mehr hergeben.

Wenn auch Sie jetzt Interesse an MS Teams haben, schreiben Sie mich bitte an. Für 6 Monate können wir die Lizenzen auf für Ihr Unternehmen zur Verfügung stellen – für Ihre Schule ist der komplette Service dauerhaft kostenlos! Um Sie an Bord zu bringen brauchen wir ca. 4 Stunden, als Schule kommen nochmal ca. drei Tage Wartezeit für die Anerkennung von Microsoft als Schule dazu.

 

Video-Konferenzsystem

In den meisten Geräten, egal ob Notebook, Pad oder Handy, ist zwischenzeitlich eine Kamera integriert. Durch den Einsatz eines Videokonferenzsystems kann man aktuelle Besprechungen persönlicher gestalten und besser organisieren. Sowohl interne als auch externe Benutzer können in die Besprechungen eingebunden werden. Neben der Funktion, dass man sein Gegenüber sehen kann, können auch Bildschirminhalte und Informationen geteilt werden. Diese Funktion schafft auch wiederum mehr persönliche Nähe in der aktuell Kontakt-beschränkten Zeit.

Wir bieten Videokonferenzsysteme über MS Teams oder Zoom an. Unser bevorzugtes System ist MS Teams (siehe oben), weil es bei den meisten Kunden schon ohne Aufpreis verfügbar ist.

 

Gemeinsames Bearbeiten von Dateien auch im Homeoffice

Im Homeoffice ist nicht immer der direkte Zugriff auf den firmeneigenen Server per VPN notwendig. Oftmals benötigt man nur einen gemeinsamen Zugriff auf Dateien oder möchte Dateien mit anderen Benutzern austauschen. Hierfür eignet sich hervorragend Sharepoint, das im Office 365 Paket enthalten ist. Über MS Teams als alternative Sharepoint-Oberfläche können die Dateien noch einfacher miteinander getauscht und bearbeitet werden.

Das letzte Projekt, das wir umgesetzt haben, war für ein Unternehmen, das über zwei Standorte verteilt Konstruktionspläne fast nur noch über MS Teams austauscht. Dabei greifen die CAD-Systeme auf die Teams-Ordner zu, MS Teams selbst kümmert sich um die Datenspeicherung und die Kommunikation im Projekt. Die Mitarbeiter können jetzt einfach zu Hause an den Plänen weiterarbeiten.

 

Unsere Lagerhaltung, virtuelle Firewall, Azure Rechenzentren, Office 365 mit MS Teams, Videokonferenzlösungen und Telefonie über Swyx – wir können ihrem Unternehmen und ihrer Schule helfen, die IT Infrastruktur aufrecht zu erhalten. Sprechen Sie uns an, viele Dinge wie z.B. Office 365 sind im Moment sehr günstig oder sogar kostenlos, weil Microsoft im Rahmen der Corona-Krise Lizenzen ohne Berechnung zur Verfügung stellt.

 

Wir selbst sind „ganz normal“ für Sie erreichbar, unsere Mitarbeiter bearbeiten die anfallenden Punkte vom Homeoffice aus. Natürlich kommen wir zu Ihnen vor Ort, wenn es sich nicht verhindern lässt und berücksichtigen dabei die aktuellen Sicherheitshinweise. Das Büro selbst ist nur für Warenlieferungen geöffnet und minimal besetzt.

 

Ich wünsche Ihnen ganz persönlich und im Namen des Teams der ma-edv GmbH alles Gute in dieser schweren Zeit.

Markus Mildenberger
Geschäftsführer