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Was bisher geschah… Eine Übersicht der letzten beiden Wochen.

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Seit 21.3. gibt es die Ausgangsbeschränkungen in Bayern, es zogen aber schon eine Woche vorher viele Mitarbeiter (auch von uns) ins Homeoffice um. Ich möchte Ihnen zeigen, mit welchen Herausforderungen wir dabei alle konfrontiert sind, Sie als Kunde und wir als IT-Unternehmen.

 

Verfügbarkeit von Geräten

Schon seit November 2019 war es schwierig, Standard PCs und Notebooks zu bekommen. Die Windows 10 Umstellung hat dazu geführt, dass viele Computer neu angeschafft wurden. Intel konnte die Prozessoren nicht in dem Maß liefern, wie diese benötigt wurden. Dann kam Corona, zuerst in China. Das unterbrach den Materialfluss ein weiteres Mal, so dass wir richtige Probleme mit der Beschaffung hatten. Glücklicherweise haben wir große Mengen Computer bestellt und konnten so fast durchgehend liefern. Unser Dank gilt unseren Distributoren, allen voran Tech Data, die uns immer auf dem Laufenden halten wie die Marktsituation ist, und unseren Kunden, die Wartezeiten in Kauf nehmen und teilweise auf andere Geräte umbuchen.

Für die Kommunalwahl haben wir wieder mehrere Gemeinden mit Notebooks zum Auszählen der Stimmzettel versorgt. Diese Notebooks mieten wir eigentlich bei Lieferanten an. Diesmal kauften wir die ganze Charge – fast 50 Stück – weil wir die Corona Pandemie schon kommen sahen. So konnten wir jetzt mehrere Unternehmen temporär mit Laptops für das Homeoffice ausstatten.

Laptops, Webcams, Headsets sind fast überall ausverkauft oder nur noch zu sehr überteuerten Preisen zu haben. Trotzdem können wir über unsere Netzwerke immer noch alles beschaffen.

 

Zugriff von zu Hause auf die IT des Unternehmens

Wir haben uns nie Gedanken über eine Pandemie gemacht, als wir unseren virtuellen, rein auf Software basierenden ITBlocks Firewall-Service entwickelt haben. Unsere Argumente sind die Unabhängigkeit von proprietärer Hardware, die stufenlose Skalierbarkeit und die Tatsache, dass es keine Benutzerlizenzen gibt. Jetzt spielt unser System seine Vorteile aus.

Während die Firewalls von Barracuda oder Lancom jeden Zugriff kostenpflichtig lizenzieren und dann bei zu starker Beanspruchung plötzlich die Leistung nicht mehr ausreicht, weisen wir unserem ITBlocks System einfach mehr Ressourcen zu. Standard-Router von Lancom lassen z.B. nur drei gleichzeitige VPN Verbindungen zu. Dazu kostet eine Verbindung über 100,00 EUR! Und am Ende waren die VPN-Lizenzen zeitweise nicht mehr zu beschaffen, weil die Lager leer waren.

Unsere Kunden mit ITBlocks Firewall Services können ohne Mehrkosten für Firewall-Lizenzen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, die Leistung ist Dank der Skalierung kein Problem.

 

Telefonanlage von Swyx

Durch die Verwendung unserer Swyx Telefonanlage gibt es keinen Unterschied, ob die Mitarbeiter Zuhause im Homeoffice oder in der Firma arbeiten und es ist egal, ob sie ein normales Tischtelefon, eine Software auf dem Notebook oder eine App auf dem Handy nutzen. Im Swyx Client sieht man genau, welcher Mitarbeiter aktuell erreichbar ist oder ob er telefoniert.

Wir in der ma-edv GmbH setzen Swyx seit 2006 ein, Homeoffice ist für unser Team seit Jahren „normal“. Auch wenn wir hoffen, dass diese Krise einmalig bleibt, denken Sie darüber nach, wenn die Investition in die nächste Telefonanlage ansteht. Bauen Sie keine grauen Kästen mehr an die Wand, keine besonderen Systeme mehr in die Serverschränke. Telekommunikation mit Swyx basiert zu 100% auf Software, ist sicher, zuverlässig und skalierbar.

 

Office 365 – Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden

Seit über drei Jahren migrieren wir unsere Kunden in die Azure Rechenzentren von Microsoft. Alle diese Daten liegen in Deutschland, in Frankfurt und Berlin. Inzwischen betreuen wir über 150 Kunden mit mehr als 4.000 Postfächern.

Unser Vorgehen hat sich schon bei dem Sturm im August 2017 und zuletzt beim Sturmtief „Sabine“ bewährt. Auch wenn lokal Strom- und Internet-Leitungen zerstört waren lief die Kommunikation weiter, z.B. über das Handynetz oder im Homeoffice. Die Server in den Azure Rechenzentren waren nicht beeinträchtigt, Dienste unserer Kunden laufen dort einfach weiter.

Die leistungsfähigen Systeme mit den hochverfügbaren und schnellen Internet-Leitungen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter jetzt im Homeoffice die gleiche Erreichbarkeit wie im Büro haben.

 

Microsoft Teams

Seit 2018 bin ich wie ein Missionar unterwegs und predige die Vorteile von Teams. Zusammenarbeit, gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, chatten, Dateiaustauch, Videokonferenz. Aber wie es mit den Missionaren so ist, sie werden nur wenig gehört. Was man mir alles gesagt hat, warum genau das „bei uns“ nicht geht. Immerhin hat mich bisher noch keiner gefressen ;-) . Mit Corona änderte sich hier einiges, innerhalb weniger Tage. Die Nachfrage nach MS Teams steigt rasant, und es freut unsere Kunden, wenn sie hören: „Sie haben das schon, das ist in ihrem Paket enthalten!“,

Wir betreuen zum Beispiel mehrere Schulen und Unternehmen, die schon jeher sehr offen für MS Teams sind, denen wir das System – das Microsoft kostenlos zur Verfügung stellt – schon lange installiert haben. Zukunftsorientierte Lehrer setzen MS Teams schon länger im Unterricht ein. Mit der Schließung der Schulen war das Gold wert. Das digitale Schulsystem Mebis brach schon im Vorfeld zusammen, mit der plötzlichen Last konnte es nicht umgehen. Diese Probleme sind auch jetzt noch nicht behoben. Es gibt keine spezielle App, Up- und Downloads über Handy oder Tablet sind nur schwer möglich. Und während in manchen Schulen noch diskutiert, wie genau man jetzt mit den Schülerinnen und Schülern in Kontakt tritt, machen die Gymnasien bereits Live-Unterricht über MS Teams.

Inzwischen haben wir für den Kreisjugendring im Landkreis Passau den Virtuellen Jugendtreff über MS Teams gestartet. Wir bieten den Service kostenlos für 6 Monate an. Auch die Anfrage einzelner Stammtische, ob sie sich darüber treffen können haben wir bearbeitet und umgesetzt. Nur der Up- und Download von Bier geht noch nicht ;-) .

Für uns in der ma-edv GmbH ist MS Teams inzwischen eine Selbstverständlichkeit. Wir konnten im Vertrieb den internen Versand von E-Mails um 80% reduzieren, die Kommunikation geht erheblich schneller und einfacher. Gerade jetzt erhalten wir sehr positives Feedback von all denen, denen wir MS Teams (kostenlos!) auf’s Auge gedrückt haben. Die wollen es nicht mehr hergeben.

Wenn auch Sie jetzt Interesse an MS Teams haben, schreiben Sie mich bitte an. Für 6 Monate können wir die Lizenzen auf für Ihr Unternehmen zur Verfügung stellen – für Ihre Schule ist der komplette Service dauerhaft kostenlos! Um Sie an Bord zu bringen brauchen wir ca. 4 Stunden, als Schule kommen nochmal ca. drei Tage Wartezeit für die Anerkennung von Microsoft als Schule dazu.

 

Video-Konferenzsystem

In den meisten Geräten, egal ob Notebook, Pad oder Handy, ist zwischenzeitlich eine Kamera integriert. Durch den Einsatz eines Videokonferenzsystems kann man aktuelle Besprechungen persönlicher gestalten und besser organisieren. Sowohl interne als auch externe Benutzer können in die Besprechungen eingebunden werden. Neben der Funktion, dass man sein Gegenüber sehen kann, können auch Bildschirminhalte und Informationen geteilt werden. Diese Funktion schafft auch wiederum mehr persönliche Nähe in der aktuell Kontakt-beschränkten Zeit.

Wir bieten Videokonferenzsysteme über MS Teams oder Zoom an. Unser bevorzugtes System ist MS Teams (siehe oben), weil es bei den meisten Kunden schon ohne Aufpreis verfügbar ist.

 

Gemeinsames Bearbeiten von Dateien auch im Homeoffice

Im Homeoffice ist nicht immer der direkte Zugriff auf den firmeneigenen Server per VPN notwendig. Oftmals benötigt man nur einen gemeinsamen Zugriff auf Dateien oder möchte Dateien mit anderen Benutzern austauschen. Hierfür eignet sich hervorragend Sharepoint, das im Office 365 Paket enthalten ist. Über MS Teams als alternative Sharepoint-Oberfläche können die Dateien noch einfacher miteinander getauscht und bearbeitet werden.

Das letzte Projekt, das wir umgesetzt haben, war für ein Unternehmen, das über zwei Standorte verteilt Konstruktionspläne fast nur noch über MS Teams austauscht. Dabei greifen die CAD-Systeme auf die Teams-Ordner zu, MS Teams selbst kümmert sich um die Datenspeicherung und die Kommunikation im Projekt. Die Mitarbeiter können jetzt einfach zu Hause an den Plänen weiterarbeiten.

 

Unsere Lagerhaltung, virtuelle Firewall, Azure Rechenzentren, Office 365 mit MS Teams, Videokonferenzlösungen und Telefonie über Swyx – wir können ihrem Unternehmen und ihrer Schule helfen, die IT Infrastruktur aufrecht zu erhalten. Sprechen Sie uns an, viele Dinge wie z.B. Office 365 sind im Moment sehr günstig oder sogar kostenlos, weil Microsoft im Rahmen der Corona-Krise Lizenzen ohne Berechnung zur Verfügung stellt.

 

Wir selbst sind „ganz normal“ für Sie erreichbar, unsere Mitarbeiter bearbeiten die anfallenden Punkte vom Homeoffice aus. Natürlich kommen wir zu Ihnen vor Ort, wenn es sich nicht verhindern lässt und berücksichtigen dabei die aktuellen Sicherheitshinweise. Das Büro selbst ist nur für Warenlieferungen geöffnet und minimal besetzt.

 

Ich wünsche Ihnen ganz persönlich und im Namen des Teams der ma-edv GmbH alles Gute in dieser schweren Zeit.

Markus Mildenberger
Geschäftsführer

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ma-edv unterstützt Schools for Zambia e.V.

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Schools for Zambia e.V. ist ein privates Wohltätigkeitsprojekt. Das Ziel ist es, Dörfer in Sambia zu unterstützen, Schulen zu bauen und so ein höheres Bildungsniveau zu erreichen. Alle Kinder dort sollen die Chance haben zu lernen, um später Arbeit zu finden und sich versorgen zu können. Der Verein will den oft vernachlässigten Dorfbewohnern und ihren Kindern zur Selbstständigkeit zu verhelfen.

BNI Ostbayern mit Geschäftsführer Florian Fundeis unterstützt Schools for Zambia e.V. und als aktives und begeistertes Mitglied haben wir im Rahmen unserer Weihnachtsspende gerne einen kleinen Beitrag geleistet, den Kindern dort eine Schulbildung zu ermöglichen und somit für die Zukunft zu sorgen.

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ma-edv ist Partner der IST Deutschland GmbH

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IST ist Skandinaviens führender Anbieter von Lösungen und Dienstleistungen für Schulen. Seit mehr als 30 Jahren leistet IST einen Beitrag zum Aufbau der Schulen von Morgen und zeigt Lösungen für die Zukunft, in der jeder mehr lernen kann.

Mit modernen und intelligenten Lösungen und Dienstleistungen in den Bereichen Administration, Lernen und Planung machen die Produkte von IST allen Personen, die in oder mit Schulen arbeiten, den Alltag leichter.

Im Juni 2017 hat IST die RDT Ramcke Datentechnik GmbH übernommen. RDT ist mit den Produkten HDGuard und INIS (bzw. XINIS) stark im deutschen Bildungsmarkt vertreten.
Nach der Übernahme und der Neupositionierung hat die ma-edv GmbH eine strategische Partnerschaft mit der IST Deutschland GmbH vereinbart. Die ma-edv ist der ausgewählte und zertifizierte Partner in Niederbayern, der das komplette Produktportfolio abbilden kann.

Die ma-edv GmbH bedankt sich für das Vertrauen, wir freuen uns auf die gute Zusammenarbeit.

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Surface Studio – Modern Workplace

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Surface Studio ist ein völlig neues Gerät, das speziell für kreative Arbeit ausgelegt ist. Der großflächige und verstellbare 28-Zoll-PixelSense-Bildschirm bietet für jede Arbeit viel Spielraum. Nutzen Sie ihn in stehender Position zum Skizzieren, Malen und zur Fotobearbeitung oder als Zeichentisch flach liegend. Mit Surface Studio sind die Möglichkeiten grenzenlos.

Hier klicken: Wir haben das Surface Studio getestet und einen Film über das Gerät gemacht, damit Sie es besser kennenlernen können.

 

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HP x2 210 Schulaktion für das Wilhelm-Diess-Gymnasium

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In Zusammenarbeit mit HP Inc. bieten wir den Schülerinnen und Schülern des Wilhelm-Diess-Gymnasiums in Pocking das HP X2 210 Tablet in einer für den Schulbetrieb abgestimmten Konfiguration an. Zur Bestellung laden Sie sich bitte das WDG_Bestellformular herunter und schicken Sie es ausgefüllt an uns zurück.

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HP Seeing Is Believing Tour 2016 – Printing & Computing Roadshow (am Dienstag 10.05.2016 in Passau)

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Dank unserer langjährigen Zusammenarbeit mit HP Inc.  freuen wir uns, Sie zu einem einmaligen Event auf dem Nibelungenplatz Passau Neue Mitte einladen zu dürfen. Bildergebnis für hp
Die ma-edv GmbH macht im Rahmen einer Tour am Dienstag, den 10.05.2016 von 9:00 bis 16:00 Uhr gemeinsam mit  HP Station in Passau vor dem Cineplex Kino.
Es werden alle neuen HP Premium Produkte im Bereich Notebooks, mobile Arbeitsplätze und innovative Drucktechnologien direkt vor Ort präsentiert. In Live-Demonstrationen und interessanten Vorträgen von erfahrenen HP-Mitarbeitern erhalten Sie tiefe Einblicke in Konzepte für die Arbeitsplätze der Zukunft. Das neue Portfolio richtet sich an anspruchsvolle Anwender mit Focus auf Qualität und Beständigkeit.
Nutzen Sie die Chance und melden sich jetzt telefonisch oder per Mail bei uns an. Auch unangemeldete Besucher sind jederzeit willkommen, unsere Mitarbeiter freuen sich gemeinsam mit HP auf Ihren Besuch.

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Windows 10 – kostenloses Upgrade

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Am 29. Juli 2015 ist es soweit: Microsoft gibt sein neues Betriebssystem Windows 10 für die offizielle Nutzung frei. Die meisten, die Windows 7 oder Windows 8 im Betrieb haben, bekommen das neue Windows 10 als kostenloses Upgrade zur Verfügung gestellt.

Das neu aufgetretene Windows Icon:

Viele  Nutzer haben bereits das Windows Zeichen auf Ihrem rechten unteren Bildschirmrand bemerkt. Microsoft bietet jetzt schon die Reservierung der neuesten Version an, so dass ab 29.07.2015 der Download – immerhin mit einem Umfang von 3 GB pro PC – starten kann. Die Reservierung ist kostenlos und jederzeit wieder stornierbar. Nach der Reservierung erfolgt der Download von Windows 10 Ende Juli automatisch! Anschließend erscheint eine Meldung, bei der Sie die Möglichkeit haben Windows 10 gleich zu installieren oder einen gewünschten Zeitpunkt für die Installation anzugeben.

Vor dem 29.07.2015 haben Sie allerdings noch keinen Zugriff auf das neue Betriebssystem, es handelt sich tatsächlich nur um die Reservierung.

Vor- und Nachteile des Windows 10 Upgrade:

Windows 10 soll das Beste aus den beiden Vorgängerversionen miteinander vereinen. Die Kacheloberfläche wurde verbessert und das beliebte Start-Menü, das in Windows 8 fehlt, kehrt wieder zurück. Auch die Synchronisierung zwischen Handy, Tablet und PC soll einwandfrei klappen.

Der Nachteil an dem Upgrade sind die wenigen Erfahrungswerte die es derzeit mit Windows 10 gibt. Vor allem in Unternehmen, die mit einer branchenspezifischen Software arbeiten, ist die Kompatibilität der Software mit dem neuen Betriebssystem nicht gewährleistet.

Was tun?  

Ein allgemeiner Ratschlag bei der Neueinführung einer Software ist es, einfach ein paar Wochen zu warten und somit die Kinderkrankheiten des neuen Betriebssystems sozusagen auszusitzen. Sie haben ab dem Erscheinen der Software ein Jahr lang Zeit um das Upgrade auszuführen.

Sollten Sie nicht auf die Erfahrungswerte und die darauf folgende Fehlerbehebung nach der Einführung warten wollen, bieten wir Ihnen gerne an Ihre Systeme auf mögliche Fehlerquellen bei dem Upgrade zu prüfen.

Windows 10 Installationen die durchgeführt wurden, dem Nutzer aber nicht zusagen, können leider nicht ohne weiteres wieder deinstalliert werden. Für den Schritt zurück zu einer älteren Windows Version ist die Neuinstallation des betroffenen Gerätes notwendig.

Ein letzter Hinweis: Die Windows 10 Installation ist an jedem Gerät einzeln möglich – das geplante Vorgehen innerbetrieblich kommunizieren

Um Problemen vorzubeugen raten wir Unternehmen mit mehreren Beschäftigten das Thema der Windows 10 Installation und das geplante Vorgehen unbedingt im Vorfeld intern mit allen Mitarbeitern zu besprechen. Das Windows Upgrade wird auf jedem Gerät einzeln angeboten, so dass die Mitarbeiter die Installation selber anstoßen und damit mögliche Fehler auch an einzelnen Arbeitsplätzen auftreten können.

 

Das neue Windows Icon weist auf die auf die Verfügbar des Upgrades bzw. auf die Möglichkeit der Reservierung hin:

So funktioniert das kostenlose Upgrade:

Nach der Reservierung erscheint folgende Information:

Das war’s schon

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Bürokratiemonster Mindestlohn

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Wenn Sie auch für Ihre Mitarbeiter immer mehr als 8,50 € zahlen, müssen viele Dinge zusätzlich dokumentiert und erfasst werden. Darüber hinaus lauern neue Risiken und Strafen für alle Arbeitgeber.

Für viele unserer Kunden hat dies natürlich einen enormen bürokratischen Aufwand für die Verwaltung der Aushilfen zur Folge.

 

Wie prüfen Sie zum Beispiel:

•Hat die Aushilfe die Daten innerhalb von 7 Tagen nach dem Arbeitstag erfasst?

•Hat die Aushilfe die richtige Stundenzahl geleistet?

•Unterschreitet die Aushilfe ggf. den Mindestlohn?

•Wie viele Tage Urlaub stehen der Aushilfe zu?

•Wie viele Stunden werden pro Urlaubstag angerechnet?

•Führen die Urlaubstage bzw –stunden zur Unterschreitung des Mindestlohns ?

•Hat die Aushilfe auch nach spätestens 6 Stunden eine ausreichend lange Pause gemacht ?

 

Alle diese Fragen werden zukünftig von den rund 2000 neuen Mitarbeitern des Zoll deutschlandweit geprüft. Die Strafen sind hoch wenn Sie Ihre Pflicht als Arbeitgeber verletzen.

Aufgrund unserer fehlenden Zeiterfassung wollten unsere Mitarbeiter Ihre Aufzeichnungen tabellarisch in Excel dokumentieren – das Ergebnis: bei 10 Aushilfen entsteht ein geschätzter monatlicher Mehraufwand von ca. 5 Stunden.

Aber nicht nur der Mehraufwand ist eine Belastung, sondern auch die ständige Prüfung der Aufzeichnungen durch die Verwaltung.

ma-edv bietet eine einfache Zeiterfassung an, die alle oben genannten Prüfungen automatisch für Sie durchführt und bei Problemen Hinweise gibt – Ihre Personalabteilung kann mit nur einem Klick den Status der jeweiligen Aushilfe abfragen. Und sollte es dennoch zu Konflikten kommen, werden die Aushilfen durch Mailvorlagen auf die anstehende Problematik hingewiesen. Somit sparen Sie Zeit und minimieren die Risiken.

Verwenden Sie noch keine elektronische Zeiterfassung? Gerne beraten wir Sie zu diesem Thema:

Markus Mildenberger, Telefon 08502/9159-0, info@ma-edv.com

Machen Sie sich doch einfach selbst ein Bild von unserer Lösung: Zeiterfassung online 

 

Hintergrund:

Der Mindestlohn kommt 2015 auf alle Betriebe zu. Neben dem Stundenlohn von 8,50 € hat der Gesetzgeber eine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung in die Mindestlohnregelungen aufgenommen. Es droht im Betrieb also zusätzliches Ungemach bei den Betriebsprüfungen, denn ohne Dokumentation der Arbeitszeiten kann es zu empfindlichen Geldbußen kommen.

Für Ihre geringfügigen Beschäftigungsverhältnisse ab 2015 müssen Sie die Arbeitszeiten aufzeichnen. Hier wird es nicht genügen, wenn Sie die Arbeitszeiten vertraglich vereinbart haben, sondern vielmehr müssen diese Aufzeichnungen arbeitstäglich durchgeführt werden, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Für die erfassten Arbeitszeitunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren – gerechnet ab dem Aufzeichnungsdatum.

Gesetzlich ist noch nicht bestimmt, in welcher Form die Arbeitszeiten aufgezeichnet werden. Es genügen Papierbelege. Achten Sie aber darauf, dass Sie die Arbeitszeiten zeitnah und lückenlos aufzeichnen.

 

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Projekt Feedback – Löwenbrauerei Passau

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Ende des Jahres schlossen wir ein größeres Projekt bei der Löwenbrauerei Passau AG ab, deren IT-Systeme wir seit 13 Jahren betreuen. Neben einer komplett neuen Serverhardware, bestehend aus zwei HP DL380 Virtualisierungsservern, einem MSA2000 Storage System und neuen Arbeitsplätzen wurde das Unternehmen auch vollständig mit neuer Software sowie mit einer neuen Backup-Lösung auf Basis von Veeam ausgestattet.

Wir bedanken uns bei der Löwenbrauerei Passau AG für das Vertrauen und freuen uns auf weitere gemeinsame Projekte.

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ma-edv modernisiert Fahrzeugflotte

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Damit unsere Techniker Ihnen nicht nur telefonisch, sondern auch vor Ort tatkräftig zur Seite stehen können, haben wir in Zusammenarbeit mit unserem Mobilitätspartner, der Auto Ringler GmbH unseren Fuhrpark optimiert. Vier neue Seat Leon und ein City-Flitzer Seat Mii lösen die alte Flotte ab und stehen unserem Team jetzt zur Verfügung. Wir bedanken uns bei Herr Karl-Heinz Ringler und seinem Team für die gute Beratung und wünschen unseren Mitarbeitern allzeit gute Fahrt.

von links: Claus Pinzinger (Verkaufsleiter bei Auto Ringler), Karl-Heinz Ringler (Berater bei Auto Ringler),

Markus Mildenberger (Geschäftsführer ma-edv), Albert Schmalhofer (Meister bei Auto Ringler)